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¿Qué es el control de gastos y cómo podés optimizarlo en tu empresa?
Sin un control de gastos cualquier economía individual o emprendimiento puede perder el rumbo fácilmente. Es por eso que en esta nota vas a aprender por qué es importante gestionar una contabilidad de costos y cómo optimizarla para tu negocio.
¿En qué consiste el control de gastos?
Una de las principales preocupaciones de todo emprendedor es el esfuerzo por conseguir ventas. Sin embargo, conocer en qué se va el dinero también es clave para gestionar de forma adecuada los recursos.
Registrar los gastos, clasificarlos, analizar su comportamiento, presupuestarlos y controlar los desvíos es fundamental para la gestión de costos.
Entonces, ¿en qué consiste el control de gastos? Se trata de un proceso que permite identificar los gastos asociados a los distintos procesos necesarios dentro de una empresa.
Su objetivo es diseñar estrategias relacionadas con flujos de dinero e inversión en todos los niveles, que permita a las organizaciones hacer un uso consciente y orientado a obtener un margen de ganancias acorde con su modelo y objetivos de negocio.
¿Cómo se clasifican los gastos?
A través de la clasificación de los costos es posible analizar el comportamiento de los mismos. Esto permite gestionar ahorros y facilita la presupuestación para una saludable gestión financiera. Mirá cómo se categorizan los diferentes gastos.
Gastos fijos
Son aquellos costos que no varían según los volúmenes de producción y son necesarios para el funcionamiento básico de la empresa. Es decir, se deben abonar se produzca o no. Por ejemplo: alquileres, seguros, gastos de administración, etc.
Gastos variables
Varían con los volúmenes de producción. Si el nivel de actividad aumenta, estos gastos se incrementan y si la actividad disminuye, decrecen. Pueden hacerlo en forma directamente proporcional o no. Por ejemplo, materiales, mano de obra, etc.
Gastos semifijos
Son costos variables, es decir varían según los volúmenes de producción, pero solo para distintos tramos de actividad. Dentro de determinados volúmenes de actividad o bandas de fluctuación permanecen fijos. Por ejemplo, algunos servicios públicos o impuestos.
Gastos semivariables
Son aquellos cuyo comportamiento es parcialmente fijo y variable. Es decir, se puede identificar una porción fija hasta determinado nivel de producción y una variable en su costo. Se conocen también como costos mixtos. Por ejemplo, ciertos gastos de envíos, algunos servicios públicos o impuestos, gastos de Internet, etc.
Gastos directos
Son aquellos que se identifican en la fabricación de un producto terminado y son proporcionales a la misma. Por ejemplo: materias primas, materiales, mano de obra de producción.
Gastos indirectos
Son aquellos que no se identifican o no se pueden asignar al producto terminado. Por ejemplo, luz, energía eléctrica, alquileres.
¿Qué es un centro de costos para el control de gastos?
Los centros de costos se utilizan para obtener los reportes necesarios y realizar un análisis de los gastos. Permiten hacer un seguimiento de aquellos costos asociados a una función específica.
Cualquier área de una empresa puede ser un centro de costos. Solo necesita tener decisión, control y responsabilidad.
A su vez, los centros de costos podrían clasificarse en principales o auxiliares. Los principales son los que intervienen de forma directa en la fabricación. Los auxiliares comprende a los costos indirectos.
¿Cómo optimizar el control de gastos?
Para clasificar los gastos es necesario primero registrarlos. Se puede realizar a través de un Excel o de un sistema de gestión como Xubio. Digitalizar los datos facilita la obtención de reportes al instante para la toma de decisiones. También simplifica la posibilidad de localizar un comprobante y obtener sus datos al instante, sin tener que recurrir a la búsqueda del comprobante físico.
A diferencia de un Excel, la implementación de una solución de gestión permite administrar una gran cantidad de datos, eliminar errores, duplicaciones o desperdicios de tiempo y recursos. Las soluciones online permiten alcanzar dichos objetivos con costos muy bajos y seguridad para los datos.
¿Cómo hacer un análisis y control de gastos?
Una vez registrados los gastos y clasificados por el centro de costos, llega el momento analizarlos, gestionarlos y controlarlos. Conociendo el comportamiento de los costos podemos:
Presupuestar
Planificar es clave para concretar los planes a futuro. Es una herramienta de control necesaria para no gastar más recursos que con los que se cuentan. Permite conocer los gastos fijos y variables y evaluar con qué tipo de financiación se cubrirán.
Detectar gastos innecesarios
Cuando se identifica qué insumos son prioritarios y cuáles no o qué cantidades de compra son necesarias, se puede establecer una estrategia de ahorro y evitar los gastos que no estén en el presupuesto.
Disminuir los precios de venta o maximizar el beneficio
Cuando se gestionan ahorros, se puede disminuir los precios de venta si estos dependen de un porcentaje sobre el costo, lo cual genera mayor competitividad. También se puede ampliar el margen de ganancia si se consiguen mantener los precios vigentes.
Mejorar el retorno sobre la Inversión (ROI)
Cuando se identifica en qué se gasta, se pueden mejorar los esfuerzos por intensificar aquellos gastos que colaboren con un mejor resultado. Por ejemplo, inversión en publicidad por distintos medios.
En conclusión
Cualquier emprendimiento necesita conocer en qué gasta para planificar en que va a invertir y asegurarse alcanzar sus objetivos en el tiempo. Contar con herramientas como Xubio que faciliten la captación de los datos a analizar y la obtención de reportes se vuelve fundamental a la hora de gestionar costos. Una forma muy simple de gestionar los gastos es asignarlos a centros de costos al momento de la carga del comprobante. Esto permitirá realizar luego todos los análisis y controles necesarios para una buena gestión.
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