María Alejandra Tavárez, experta en la prevención, detección, investigación y remediación de la corrupción.
Las empresas, las organizaciones y las instituciones gubernamentales poseen diferentes necesidades de cumplimiento dependiendo de su naturaleza, tamaño, riesgos particulares, regulaciones y el lugar donde operan, entre otros factores.
Cuando hablamos de integridad y cumplimiento no existe un modelo que sirva para todos. Por ejemplo, las pequeñas y las medianas empresas tienen requerimientos y riesgos diferentes a los que ostentan las organizaciones multinacionales.
En consecuencia, para ser eficaz, un programa de cumplimiento siempre tendrá que ser personalizado, desarrollado de manera individual y puntual de acuerdo al perfil del negocio de la empresa, a los riesgos asociados a ese tipo de negocio, tamaño y las distintas regulaciones aplicables, explica la abogada María Alejandra Tavárez, experta en la prevención, detección, investigación y remediación de la corrupción en todas sus formas: soborno, pagos de facilitación, corrupción privada y pública, conflictos de intereses, tráfico de influencias, obsequios e invitaciones, entre otros.
Incorporar un Programa de Cumplimiento en una organización no se reduce al cumplimiento de leyes y regulaciones que son aplicables al negocio o al proyecto en particular. Se trata, además, de gestionar riesgos, de tenerlos mapeados y, no menos importante, de promover una cultura empresarial distinta que busca la excelencia en el cumplimiento de los objetivos organizacionales y la diferenciación de otras empresas o instituciones abocadas al mismo rubro.
Pero ¿por qué es vital que toda organización, sin importar su tamaño o alcance, cuente con un programa de cumplimiento? “Un programa de cumplimiento ayuda a prevenir, detectar, remediar y reportar cualquier falta o violación a leyes aplicables incluyendo las violaciones a la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero o Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), así como a velar por el uso correcto de recursos económicos, presupuestos, gastos, inversiones y activos, cuando es bien construido e implementado de manera efectiva, con los recursos apropiados y constantemente reforzado”, explica Tavárez.
Además, añade, que un programa de cumplimiento protege la reputación y la inversión realizada; garantiza a los inversionistas valor y confianza, reduce riesgos en transacciones de negocios y asegura los activos de las empresas.
Un programa de cumplimiento representa en la práctica un compromiso explícito de transparencia y ética en el ejercicio cotidiano corporativo e institucional, y por ende, de buena gestión.
A lo largo de su desempeño profesional, esta especialista ha constatado que las autoridades y las partes interesadas siempre esperan que los esfuerzos de integridad sean efectivos. “Y recordemos que la eficacia significa una conducta y una cultura real de acuerdo con la ética y las leyes”, destaca.
En este sentido, todo este esfuerzo por construir instituciones apegadas a la integridad, la ética y la buena gobernanza debe ser asumido legítimamente por los equipos humanos. Porque, ¿de qué sirve invertir en programas de ética y cumplimiento si no se empodera a las personas para que se esfuercen en la dirección correcta?
Se trata de un camino disruptivo basado en el compromiso y la cultura de hacer lo correcto. Una decisión que genera cambios de impacto y transversales en toda la organización, y agentes de cambio que asumen un compromiso con la integridad y el cumplimiento, produciendo valor, bienestar, crecimiento económico y sostenibilidad.
12 factores indispensables
De acuerdo a su experiencia, la experta enumera estos 12 elementos como las claves para desarrollar programas eficaces de cumplimiento.
1. Compromiso desde la alta dirección y una clara política anticorrupción. En una organización, cumplimiento e integridad inician en la Junta de Directores y el liderazgo senior, asumiendo el tono y la prioridad para el resto de la organización. Gerentes y líderes toman la prioridad y el mensaje de la alta dirección. Los organismos reguladores (como el Departamento de Justicia y la Comisión de Bolsas y Valores de los EE.UU.) consideran el compromiso de la alta dirección en base al desarrollo y la implementación de una cultura de cumplimiento, y buscan validar si este compromiso es real e implementado por la gerencia y los demás colaboradores y empleados. Un programa de cumplimiento bien implementado y un alto compromiso desde la dirección establece que ninguna meta u objetivo de negocio estará nunca por encima del compromiso con la integridad y el cumplimiento.
2. Código de conducta, políticas de cumplimiento y procesos. El código de conducta es y será siempre la fuente o la base desde donde se construye un programa de cumplimiento. Los códigos de conducta efectivos son claros, concisos y accesibles a todos los colaboradores y las personas que interactúan con la empresa. Siempre será objeto de evaluación que el código haya sido revisado y actualizado periódicamente.
Las empresas deben establecer mediante el código de conducta el comportamiento esperado de sus colaboradores y el compromiso con la tolerancia cero ante cualquier proceder inapropiado, así como la aplicación de los procedimientos disciplinarios. Las políticas efectivas dependerán del alto conocimiento del negocio y de los riesgos asociados incluyendo productos, terceros, proveedores, interacciones con el Gobierno, pagos a terceros y regalos, riesgos de la industria y su situación geográfica, donaciones y contribuciones políticas, etc.
3. Cultura de integridad. Un programa de cumplimiento efectivo promueve una cultura organizacional que motiva una conducta ética y un compromiso con el cumplimiento de las leyes. La integridad no es un departamento. Es una mentalidad, un comportamiento y una cultura. Una fuerte cultura de integridad y cumplimiento supone un programa de cumplimiento robusto. Constituye una inversión y un activo, no un gasto.
4. Capacidad de autonomía e independencia. Contar con autonomía, independencia y con los recursos económicos necesarios son factores indispensables para poder ejecutar un programa de cumplimiento efectivo. Es prioritario que la responsabilidad de la implementación recaiga sobre un liderazgo senior con capacidad y autoridad para llevarla a cabo y de ser independiente de la administración, así como con la facultad de supervisar y establecer límites, y con acceso al Consejo de Administración. La cantidad de recursos a invertir dependerá del tamaño de la empresa.
5. Análisis de riesgos. Al analizar el entorno empresarial, nos damos cuenta de que existen numerosos riesgos a los cuales la empresa se expone. Por lo tanto, dichos riesgos deben ser identificados para definir qué hacer al respecto. Realizar un levantamiento de los riesgos de la empresa es fundamental para iniciar un programa de cumplimiento efectivo. Enfocarse en riesgos menores es sinónimo de un programa de cumplimiento ineficiente. Es vital realizar la debida diligencia de terceros con interacciones de gobierno y revisar las condiciones de las licitaciones gubernamentales y privadas. Aun cuando el programa no previene la realización de una infracción, el hecho de que los riesgos principales estén identificados y se cuente con los recursos destinados a esos fines, será de mayor crédito ante un organismo regulador. A mayores riesgos, mayor y eficaz deberán ser el programa de cumplimiento y sus políticas, recursos, procesos y auditorías periódicas.
6. Educación, asesoramiento y acompañamiento. Las políticas de cumplimiento no podrán implementarse sino se comunican y se socializan en toda la organización. Hablamos de entrenamientos frecuentes obligatorios a la administración y a todos los niveles, capacitaciones personalizadas a colaboradores en posiciones de riesgo de acuerdo a las funciones ejercidas, evaluaciones, mecanismos de control, terceros y socios comerciales. Es clave impartir educación sobre las políticas, ejemplos de riesgos de situaciones del día a día y casos relevantes enfocados en las áreas de interacción de cada equipo. Un plan de comunicación continua sobre el programa de cumplimiento, con mensajes claves y de orientación sobre el comportamiento esperado, es otro de los puntos evaluados por los reguladores.
7. Incentivos y medidas disciplinarias. La aplicación del programa es fundamental para su efectividad. Debe ser aplicado a todos los niveles, desde la alta administración hasta todos los colaboradores, nadie puede estar fuera de su alcance. Es fundamental establecer las medidas disciplinarias claras, las sanciones y su aplicación rápida y eficiente relacionada con la violación. De igual forma, los incentivos positivos pueden fomentar un comportamiento ético y sumar voluntades. Evaluaciones, promociones y premios siempre serán herramientas para promover la integridad y el cumplimiento. Es positivo hacer de la integridad y el cumplimiento parte de la evaluación anual de los colaboradores y del liderazgo, y tomar medidas como el establecimiento de bonos de cumplimiento. En resumen: comunicar que hacer lo correcto es una prioridad premiable. Distinguir el buen comportamiento y sancionar el mal comportamiento refuerza y respalda una cultura de integridad y cumplimiento en toda la organización.
8. Procesos de debida diligencia de terceros y pagos. Terceros, agentes, consultores, distribuidores y colaboradores son regularmente utilizados para sobornar o realizar pagos de facilitación a oficiales de gobierno en transacciones de negocios, solicitudes de permisos y licencias, transacciones con entidades gubernamentales, pagos de impuestos, entre otros. Realizar un buen proceso de debida diligencia será fundamental para evaluar la efectividad del programa, así como la evaluación atinada de los riesgos de la organización. Establecer claramente el rol, los servicios y la forma de ejecutarlo y de lograr los objetivos, el pago por los servicios, así como cualquier bono de éxito será responsabilidad de la organización al momento de contratar los servicios de un tercero. Asimismo, realizar auditorías periódicas, exigir certificaciones de cumplimiento y constatar el compromiso de las entidades con la integridad y el cumplimiento, así como tener tolerancia cero a que estas realicen servicios de forma distinta a la establecida.
9. Controles internos. En un mundo global, un efectivo programa de cumplimiento refuerza los controles internos de las empresas para detectar, prevenir y minimizar los riesgos de las mismas y las posibles o potenciales violaciones a las regulaciones locales e internacionales aplicables. Riesgos identificados y lecciones aprendidas serán siempre los insumos para continuar evolucionando y actualizando los controles internos.
10. Canales de denuncia confidenciales e investigaciones internas. Incluir un mecanismo interno seguro y confidencial de reporte de cualquier violación de cualquier política de la organización, tanto para los colaboradores como para cualquier persona en sus relaciones con la organización, sin miedo a una posible retaliación, es fundamental para un programa de cumplimiento efectivo. Una vez recibidas las denuncias, las organizaciones deben tener un procedimiento y una estructura de investigación eficiente, confiable, independiente, capaz de documentar el proceso de investigación realizado incluyendo la respuesta o resultado de esta, así como la medida disciplinaria y de remediación asumida. La verdadera forma de medir la eficacia de un programa de cumplimiento es evidenciar cómo la organización responde ante las violaciones.
11. Mejoras continuas. Las pruebas periódicas, auditorías y revisiones son indispensables en el camino del cumplimiento. Un buen y efectivo programa de este tipo debe evolucionar y mejorar constante, de acuerdo a las lecciones aprendidas y a los riesgos identificados, a los constantes cambios del negocio y a las innovaciones, así como las nuevas regulaciones y desafíos de la organización. Un programa de cumplimiento eficaz siempre revelará los puntos débiles de cumplimiento, por lo cual tiene la necesidad de evolucionar y de ser reforzado. Siempre será necesario revisar y evaluar y no permitir que este quede obsoleto.
12. Fusiones y adquisiciones. Una empresa que no realice una debida diligencia de integridad y cumplimiento (anticorrupción) de cualquier empresa en planes de adquisición o fusión podrá presentar grandes riesgos de negocios y legales ante los organismos reguladores. Cuando se realiza un proceso de debida diligencia eficaz podemos confirmar los niveles de riesgo y la calidad o valor de la posible adquisición. Realizar la debida diligencia de anticorrupción demuestra ante los organismos reguladores el compromiso con la integridad y el cumplimiento, igualmente tendrá un impacto positivo ante cualquier sanción sobre la adquisición realizada.
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